Digitale ausfüllbare Formulare sind genauso wichtig wie ihre physischen Gegenstücke. Unabhängig davon, ob es sich um eine einfache Buchanfrage aus der Bibliothek oder um die Anforderung von Büromaterialien handelt, sind elektronische Formulare in vielen Szenarien nützlich.

Das Beste daran ist, dass die Handhabung einfach und unkompliziert ist. Sie müssen lediglich die Details ausfüllen, das Formular anhängen und es per E-Mail senden. Keine Kopfschmerzen beim Drehen eines Papiers.

Das Erstellen eines ausfüllbaren Formulars ist kein Hexenwerk. Wenn Sie ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word haben, können Sie diese ganz einfach erstellen. Vom Hinzufügen von Kontrollkästchen zu übersichtlichen Textfeldern bietet MS Word viele Elemente zum Spielen.

Diese Optionen sind jedoch etwas versteckt und nicht ohne weiteres verfügbar. Sie müssen die Entwickleroptionen aktivieren (ja, MS Word hat diesen Modus) und dann das Formular entwerfen.

Schauen wir uns also an, wie Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word erstellen.

Erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Schritt 1: Aktivieren Sie die Registerkarte Entwickler

Gehen Sie zur Registerkarte Datei und klicken Sie auf Optionen. Dadurch wird das Fenster mit den Word-Optionen geöffnet.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Wählen Sie nun Multifunktionsleiste anpassen und klicken Sie auf das erste Dropdown-Menü.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Wählen Sie in der scrollbaren Liste in der ersten Spalte die Option Hauptregisterkarten aus. Im folgenden Fenster wird die Option Entwickler (Benutzerdefiniert) angezeigt. Wählen Sie es aus und senden Sie es an die rechte Seite.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK, um die Änderungen zu speichern. Hier sehen Sie neben der Registerkarte “Startseite” eine neue Registerkarte mit dem Namen “Entwickler”.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Alle Steuerelemente wie Textfelder, Dropdown-Listen und Textfelder werden im Block neben dem Add-In-Block mit der Bezeichnung Steuerelemente angezeigt.

Schritt 2: Fügen Sie die Elemente hinzu

Jetzt müssen Sie nur noch die Inhaltssteuerungselemente hinzufügen. Wenn es sich um ein einfaches Formular mit Textfeldern handelt, möchten Sie möglicherweise beim Entwerfen des Formulars eine Tabelle hinzufügen. Während Sie mit dem normalen Bedienfeld mit neuen Elementen experimentieren können, können Sie auch mit älteren Steuerelementen herumspielen.

Klicken Sie zunächst auf den Entwurfsmodus. Positionieren Sie nun den Cursor an der Stelle, an der Sie die Elemente hinzufügen möchten, und wählen Sie dann eines der vielen Steuerelemente aus.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Beachten Sie, dass der Standardstil keine Formatierungsoptionen hat. Sie können keine Rahmen sehen, was für Erstbenutzer problematisch sein kann. Um alle Inhaltssteuerelemente einer Seite anzuzeigen, tippen Sie einfach auf Entwurfsmodus, um alle Platzhalter hervorzuheben.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Wenn Sie gleichzeitig auf die älteren Steuerelemente zugreifen möchten, klicken Sie auf das kleine Aktentaschen-förmige Symbol, das wie im folgenden Screenshot dargestellt geformt ist.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Schritt 3: Passen Sie die Elemente an

Darüber hinaus können Sie in Microsoft Word auch die Eigenschaften der Elemente bearbeiten und anpassen. Von einfachen Dingen wie dem Ändern der Platzhalterfarbe über das Hinzufügen des Elementtitels bis hin zum Hinzufügen von Sperrmechanismen können Sie mit diesem einfachen Steuerelement viel tun.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Um das Feld Eigenschaften zu öffnen, wählen Sie ein Element aus und klicken Sie im oberen Menüband auf Eigenschaften. Doppelklicken Sie anschließend auf das Inhaltssteuerelement, um den Anweisungstext zu ändern.

Schritt 4: Bearbeiten einschränken

Es ist ganz einfach, ein Formular in Word zu bearbeiten. Sie benötigen lediglich eine Person, die sich mit den ausfüllbaren Formularfunktionen von MS Word auskennt, um die Struktur eines Formulars vollständig zu ändern. Gleichzeitig möchten Sie jedoch, dass Benutzer das Formular problemlos ausfüllen können.

Zum Glück kann dies durch einfaches Sperren des Formulars verhindert werden. Wählen Sie dazu alle Formularelemente mit der Tastenkombination Strg + A aus und klicken Sie oben im Menüband auf die Schaltfläche Bearbeitung einschränken.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Wählen Sie als Nächstes die Einschränkungen aus. Tippen Sie auf Bearbeitungsbeschränkungen (Option 2) und aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Nur dies zulassen …”. Wählen Sie dann die Option “Formulare ausfüllen” aus der Dropdown-Liste. Geben Sie ein Passwort ein, wenn Sie möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK

Herzliche Glückwünsche! Sie haben gerade Ihr erstes Formular erstellt. Öffnen Sie das Testformular und Sie sollten es wie alle anderen Formulare ausfüllen können.

Inhaltskontrollelemente und ihre Bedeutung

Natürlich dienen die ersten beiden Optionen, Nur-Text-Inhaltssteuerung und Rich-Text-Inhaltssteuerung, zum Hinzufügen von Textelementen zum Formular. Obwohl Benutzer Text in verschiedenen Formaten hinzufügen können, können Benutzer standardmäßig nicht mehrere Zeilen hinzufügen.

Zum Glück ist es leicht zu korrigieren. Klicken Sie auf Eigenschaften und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wagenrückgabe zulassen.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Es ist jedoch nicht so einfach wie bei den anderen Elementen wie der Dropdown-Liste Datumsauswahl, bei der Sie die Werte vor dem Senden des Formulars hinzufügen müssen.

Wählen Sie für Dropdown-Listen das Element aus und klicken Sie auf Eigenschaften. Tippen Sie anschließend auf Hinzufügen und fügen Sie den Namen und den Wert hinzu. Tun Sie dies für den Rest Ihrer Optionen. Sie können die Werte in der Liste sogar nach oben und unten verschieben.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Ebenso können Sie für Datumsangaben das Datumsformat, den Kalendertyp und dergleichen auswählen. Öffnen Sie wie oben die Eigenschaften-Steuerelemente für den Kalender und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Das beste Werkzeug ist jedoch das Werkzeug “Wiederholender Abschnitt”. Mit diesem können Sie jedes Formularelement in Ihrem Formular wiederholen. Dies ist ein Container für andere Inhaltswerkzeuge, die Sie in den verschiedenen Teilen des Formulars wiederholen möchten.

So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word

Um es zu verwenden, tippen Sie auf das Symbol und fügen Sie die gewünschten Werkzeuge hinzu. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das Symbol Hinzufügen. Dort werden alle Elemente ordentlich wiederholt.

Füllen Sie weg

MS Word bietet eine endlose Reihe von Funktionen, unabhängig davon, ob Sie einen einfachen Aufsatz schreiben oder ein offizielles Dokument erstellen. Mit der Option, ausfüllbare Formulare zu erstellen, wird der Bereich nur erweitert.

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