Slack hat das Messaging-Spiel seit seinem Debüt im August 2013 geändert. Es hat E-Mails für die interne Kommunikation in vielen Teams und Organisationen ersetzt. In der Zwischenzeit haben Microsoft Teams Slack mit über 13 Millionen Benutzern überholt, indem sie es mit dem Office 365-Dienst gebündelt haben.

Darüber hinaus profitiert es vom robusten Ökosystem von Microsoft, das im Laufe der Jahre aufgebaut wurde. Wenn Ihr Office-Setup oder Ihre Organisation über das Office 365-Abonnement verfügt, wird die Kommunikation und Zusammenarbeit über Teams mühelos.

Werfen wir einen Blick auf einige der besten Tipps und Tricks für Microsoft Team-Benutzer, um ihre Produktivität zu steigern und sie wie ein Profi zu verwenden.

1. Tastaturkürzel

Tastaturkürzel können viel Zeit sparen, insbesondere wenn Sie eine App wie Teams verwenden. Sie werden es höchstwahrscheinlich den ganzen Tag nutzen, um mit Kollegen zu kommunizieren. Es gibt nur zwei Verknüpfungen, an die Sie sich als Anfänger erinnern müssen.

  • / – Die Schrägstrich-Taste zeigt alle Befehle an, die Sie mit verschiedenen Tastenkombinationen eingeben können.
  • / keys – Eine Liste aller Tastaturkürzel, die Sie verwenden können. Die Liste ist ziemlich lang, um sie hier zu teilen. Finden und erinnern Sie sich an diejenigen, die für Sie nützlich sind.
  • Top 8 Microsoft Teams Tipps zur Verwendung wie ein Profi

    Wie im Screenshot zu sehen, geben Sie diese beiden Verknüpfungen in die Suchleiste oben ein, um zu finden, wonach Sie suchen.

    2. Gruppenname

    Chat ist eine Hauptfunktion von Microsoft Teams, aber die Suche nach einer bestimmten Konversation innerhalb eines Kanals kann schwierig sein. Sie können dieses Problem lösen, indem Sie diesem Chatfenster oder dieser Gruppe einen aussagekräftigen Namen geben. Wenn Sie beispielsweise ein neues Handbuch zu Produkt A diskutieren, können Sie das Chatfenster Produkt A Bugs benennen. Erleichtert die Suche in Zukunft.

    Top 8 Microsoft Teams Tipps zur Verwendung wie ein Profi

    Klicken Sie dazu einfach auf das Stiftsymbol oben im Chatfenster, um es zu bearbeiten, und geben Sie ihm einen Namen. Funktioniert nur für Gruppenchats und nicht für private.

    3. E-Mails weiterleiten

    Bei GT verwenden wir kaum E-Mails und verlassen uns hauptsächlich auf Slack, um miteinander zu kommunizieren. Es funktioniert bei uns, bedeutet aber nicht, dass Sie E-Mails vollständig abschaffen können. E-Mails sind hier, um zu bleiben. Microsoft weiß das, und deshalb können Benutzer E-Mails mit Anhängen von beliebigen E-Mail-Domänen auf der Whitelist an Teamkanäle weiterleiten.

    Top 8 Microsoft Teams Tipps zur Verwendung wie ein Profi

    Wenn Sie im nächsten Bildschirm auf Erweiterte Einstellungen klicken, können Sie außerdem steuern, wer E-Mails senden darf, und dies auch von bestimmten Domänen aus, um unerwünschte E-Mails zu reduzieren.

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    4. Erstellen Sie GIFs

    Das Teilen von GIFs macht Spaß, aber das Erstellen von GIFs macht es noch mehr. Ich bin froh, dass Teams es den Mitgliedern ermöglichen, ihre eigenen GIFs zu erstellen, damit sie kreativ sein und Stress reduzieren können, um die ernsthaften Diskussionen auszugleichen.

    Top 8 Microsoft Teams Tipps zur Verwendung wie ein Profi

    Teams integriert Giphy, ein beliebtes GIF-Ziel, um Ihr Kunstwerk mit anderen Teammitgliedern zu teilen.

    5. Bots

    Die Automatisierung der sich wiederholenden Aufgaben spart Zeit und Bots können nützlich sein. Teams hat eine Reihe von Bots, die Sie zu Ihrem Vorteil einsetzen können. Der Who-Bot ist nützlich, um Teammitglieder im gesamten Unternehmen anhand ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten zu finden. Wer ist beispielsweise der Vermarkter des Hauptprodukts X?

    Top 8 Microsoft Teams Tipps zur Verwendung wie ein Profi

    Bots verhalten sich wie Teammitglieder, dh Sie können mit ihnen chatten, ihnen Fragen stellen und sie werden antworten.

    Weitere Bots sind der Kalender-Bot, mit dem Sie einen freien Platz in Ihren Kalendern sowie die Termine Ihrer Teammitglieder finden und Termine planen, Polly, um Umfragen zu erstellen und Feedback zu sammeln, und YellowAnt, um mit über 40 Apps eine Verbindung herzustellen und intelligente Workflows zu erstellen.
    So können Sie Ihre eigenen Bots erstellen.

    6. Registerkarten

    Teams verfügen über eine einzigartige Funktion namens Tabs. Sie können jede Registerkarte einer einzelnen Ressource zuordnen, bei der es sich um ein Video, eine Website oder eine App handeln kann. Es kommt darauf an, was Sie damit erreichen wollen. Ich denke, es ist am besten für Apps geeignet, die Sie während der Arbeit mit Teams verwenden möchten.

    Top 8 Microsoft Teams Tipps zur Verwendung wie ein Profi

    Mithilfe von Registerkarten können Sie den Workflow ganz einfach verwalten und verhindern, dass sich wichtige Teile des Prozesses überschneiden. Sie können beispielsweise eine Registerkarte für Trello erstellen, auf die jeder im Team bequem zugreifen kann. Klicken Sie einfach auf das Symbol ‘+’, um eine App auszuwählen. Beachten Sie, dass es bereits eine Registerkarte zum Freigeben von Dateien gibt.

    7. Lesezeichen

    Eine kleine, aber oft vernachlässigte Funktion von Teams ist die Lesezeichenoption. Wenn Sie eine wichtige Nachricht erhalten, aber später darauf zurückkommen möchten, können Sie sie einfach mit einem Lesezeichen versehen und später bearbeiten.

    Top 8 Microsoft Teams Tipps zur Verwendung wie ein Profi

    Klicken Sie dazu auf das Menüsymbol neben der Nachricht.

    8. Immersiver Leser

    Hat jemand ein Dokument mit Ihnen geteilt? Anstatt es vollständig zu lesen, können Sie die Option Immersive Reader verwenden, um zwei Dinge zu tun. Entfernen Sie alle Ablenkungen, damit nur der Text sichtbar ist. Erleichtert das Fokussieren auf das Dokument oder die Nachricht.

    Top 8 Microsoft Teams Tipps zur Verwendung wie ein Profi

    Sie können das Dokument auch mit in Echtzeit hervorgehobenen Wörtern anhören. Ein weiteres cooles Feature ist die Übersetzung. Sie können eine Nachricht auswählen und mit Microsoft Translator in über 60 Sprachen übersetzen.

    Teamwork den ganzen Weg

    Microsoft Teams ist ein erstaunliches Tool für die Zusammenarbeit und ein Kinderspiel, wenn Sie bereits mit anderen Microsoft-Produkten wie Office 365 arbeiten. Wir hoffen, dass einige der oben genannten Tipps Ihnen dabei helfen, produktiver zu werden.