Outlook ti consente di creare regole per le email che invii e ricevi. Le regole sono un’ottima funzionalità di automazione che ti aiuta a controllare e organizzare la tua posta elettronica. Un’altra funzionalità altrettanto impressionante ma meno discussa in Outlook è Quick Steps. È una funzione di automazione che automatizza azioni come spostare le e-mail o copiarle. Con Quick Steps, puoi spostare tutte le nuove e-mail in una cartella specifica con un solo clic. Questo li porterà fuori dalla tua casella di posta e nella loro cartella “Oggi” dedicata. C’è molto poco da configurare e puoi eseguire il passaggio rapido più volte al giorno. Questo è quello che dovresti fare.
Per impostazione predefinita, Outlook classifica le e-mail in sezioni datate, ad esempio “Oggi”, “Ieri” e “La scorsa settimana”. È molto facile passare accidentalmente a un’e-mail che hai ricevuto “Ieri” mentre scorri le e-mail che hai ricevuto “Oggi”. Questo perché le sezioni “Oggi” e “Ieri” non sono posizioni diverse. Sono solo sezioni temporali relative nella tua casella di posta. Utilizzeremo queste sezioni per spostare tutte le nuove email in una cartella.
Apri Outlook. Nella scheda Home, fai clic su “Crea nuovo” nella casella degli strumenti “Passaggi rapidi”.
Si aprirà una nuova finestra per configurare un nuovo Quick Step. Dai un nome al Quick Step. Se non gli dà un nome, erediterà il nome di condivisione che gli ha assegnato.
Apri il menu a discesa Azioni e seleziona “Sposta nella cartella” dalle opzioni elencate. Outlook ti chiederà di selezionare una cartella o crearne una nuova. Crea una nuova cartella chiamata “Oggi”. Nella sezione “Opzionale” di questa stessa finestra, imposta una scorciatoia da tastiera per attivare Fast Step. Fai clic su “Fine” e il gioco è fatto.
Torna a Outlook e comprimi la sezione “Oggi”. Selezionalo in modo che abbia un’evidenziazione azzurra. Quando selezioni la sezione “Oggi” nel suo stato compresso, selezioni anche tutte le email che contiene.
Fai clic sul passaggio rapido appena creato nella casella degli strumenti dei passaggi rapidi o tocca la scorciatoia da tastiera che hai impostato per esso.
Tutte le email che hai ricevuto oggi verranno spostate nella cartella che hai creato/impostato nel Quick Step. Quando scorri queste e-mail, non finirai per sfogliare accidentalmente le e-mail più vecchie.
Puoi creare un altro passaggio rapido che elimina tutte le email dalla cartella “Oggi” che hai appena creato. Ciò assicurerà che la cartella sia vuota e pronta per il prossimo batch di e-mail alla fine della giornata. Puoi utilizzare una serie di passaggi rapidi per assicurarti di spostare tutte le email che hai ricevuto oggi nella nuova cartella. Puoi eseguire il passaggio rapido più volte al giorno e ordinare le nuove e-mail non appena arrivano.
Questo suggerimento è inutile se non elimini la cartella “Oggi” alla fine di ogni giornata. Ti ritroverai con un’altra cartella piena di email.
