Dopo un anno di gestione di problemi legati alla pandemia, i leader della C-suite si trovano ora concentrati sull'”esperienza del dipendente”, secondo Chuck Friedman, vicepresidente aziendale di Microsoft responsabile della nuova piattaforma Viva del fornitore.

Microsoft Viva, evidenziato all’evento di quest’anno, è progettato per fornire strumenti digitali a supporto dei lavoratori remoti. Presentata il mese scorso, è una piattaforma di esperienza dei dipendenti (EXP), con quattro moduli incentrati sul coinvolgimento, il benessere, l’apprendimento e la conoscenza dei dipendenti.

Sebbene l’interesse per l’esperienza dei dipendenti fosse in aumento, ha affermato Friedman, è decollato l’anno scorso quando le aziende sono passate a un modello di lavoro in gran parte a distanza e hanno dovuto affrontare questioni come l’accesso alla formazione e allo sviluppo online, il mantenimento della cultura aziendale e persino evitando il burnout.

Quando la pandemia di COVID-19 ha chiuso gli uffici in tutto il mondo, “all’improvviso ci siamo trasferiti da un luogo di lavoro in cui le persone potevano essere vicine a un luogo di lavoro remoto in cui la domanda di queste cose è passata al digitale”, ha affermato Friedman. “Tutte queste cose iniziano a riunirsi…” portando a Viva.

Come in tutte le aree della trasformazione digitale, la necessità di affrontare i problemi della forza lavoro remota, dalle applicazioni delle risorse umane all’analisi della forza lavoro e al coinvolgimento dei dipendenti, è esplosa durante la pandemia, ha affermato Raul Castanon, analista di ricerca senior presso 451 Research, parte di S&P Global Market Intelligenza.

Secondo 451, circa quattro aziende su cinque (78%) vedono il supporto dei lavoratori a distanza come una sfida nei prossimi due anni, con problemi relativi all’esperienza dei dipendenti, come l’equilibrio tra lavoro e vita privata, l’accesso alla tecnologia, il morale del team e la fidelizzazione dei dipendenti — tra le principali preoccupazioni.

Di conseguenza, ha affermato Friedman, una questione che era in gran parte ricaduta sulle risorse umane è cresciuta di importanza tra i dirigenti aziendali senior. “Questo è fondamentalmente cambiato”, ha detto, “e l’intera C-suite sta ora pensando all’esperienza dei propri dipendenti: come mantengono i dipendenti, come mantengono il morale dei loro dipendenti?”

Prima della pandemia, le risorse umane erano strettamente coinvolte nell’esperienza dei dipendenti, in particolare nel coinvolgimento dei dipendenti, mentre i CIO, i responsabili IT e i leader della linea di business (LOB) si sono concentrati maggiormente sull’adozione della tecnologia e sulla gestione del cambiamento, ha affermato Castanon.

“Quello che stiamo vedendo ora dopo la pandemia è una convergenza e una sovrapposizione crescente che sta portando alla cooperazione tra queste aree…. Le risorse umane sono sempre più interessate alla produttività, l’IT al coinvolgimento dei dipendenti, i manager LOB con entrambi e così via”, ha affermato.

Matt Cain, vicepresidente di Gartner e illustre analista, ha affermato in un rapporto che è probabile che Viva “aumenterà l’importanza” della tecnologia dell’esperienza dei dipendenti nei circoli IT e dovrebbe portare a un maggiore interesse per una varietà di servizi, “che richiedono livelli maggiori di Collaborazione tra IT e risorse umane”.

Viva disponibilità

Su , Microsoft ha offerto maggiori dettagli sui quattro moduli Viva: Connessioni, Approfondimenti, Apprendimento e Argomenti. Tra gli aggiornamenti c’è l’introduzione di un’app desktop per Viva Connections, il portale intranet aziendale che utilizza SharePoint su Yammer e fornisce l’accesso a notizie, conversazioni e altre risorse. L’app desktop sarà disponibile questo mese, con una versione mobile prevista per questa estate. Il modulo Connessioni sarà disponibile senza costi aggiuntivi per i clienti Microsoft 365 esistenti.

Viva Learning, che fornisce contenuti personalizzati di un’organizzazione insieme a risorse di LinkedIn Learning di Microsoft e fornitori di terze parti, arriverà in anteprima pubblica ad aprile. I dettagli sui prezzi e sull’abbonamento verranno rilasciati quando quel modulo sarà disponibile, ha affermato Microsoft.

Viva Insights, il modulo di analisi che combina elementi del tracker della produttività personale MyAnalytics esistente e delle metriche a livello di team di Workplace Analytics, è ora disponibile in anteprima pubblica. A Ignite, Microsoft ha pubblicizzato una funzionalità di “pendolarismo virtuale” disponibile in anteprima il mese prossimo e un’integrazione con l’app di meditazione guidata Headspace in arrivo nel corso dell’anno. Insights è disponibile senza costi aggiuntivi per gli utenti di Microsoft 365, con gli insight a livello di organizzazione accessibili come componente aggiuntivo tramite Workplace Analytics.

Microsoft Viva Topics è l’unico modulo generalmente disponibile attualmente e costa $ 5 per utente ogni mese.

Friedman ha affermato che il primo interesse per la piattaforma è arrivato da aziende di tutte le dimensioni. Mentre Microsoft ha lavorato a stretto contatto con le grandi imprese su Viva, Friedman vede la piattaforma adatta anche alle piccole imprese.

“Penso che il problema sia universale; le piccole e medie imprese devono affrontare la stessa serie di sfide e hanno bisogno dello stesso insieme di strumenti”, ha affermato, osservando che aziende diverse graviteranno su vari aspetti di Viva.

“Le aziende incentrate sui lavoratori in prima linea considerano l’apprendimento e le competenze come una vera opportunità”, ha affermato, sostenendo che Viva Connections può mantenere i lavoratori non in ufficio al passo con la loro organizzazione più ampia tramite il loro dispositivo mobile. E gli addetti all’informazione possono utilizzare Insights per affrontare il burnout, ad esempio.

Teams come portale per l’esperienza dei dipendenti

Un aspetto chiave di Viva è la disponibilità dei suoi moduli all’interno della piattaforma di collaborazione Teams di Microsoft, che conta 115 milioni di utenti attivi ogni giorno. Ma Friedman ha riconosciuto il pericolo di sovraccaricare gli utenti con troppe informazioni e troppe notifiche.

Microsoft ha lavorato per progettare un’interfaccia utente (UI) che riduca al minimo il sovraccarico di informazioni, ha affermato Friedman. Ha indicato Viva Connections, che può fungere da interfaccia utente front-end all’interno di Teams per evidenziare informazioni importanti per un utente.

“Il modulo Connessioni ha la capacità di comporre tutte le capacità di Viva e comunicare con una sola voce”, ha affermato. “Spero che possiamo semplificare parte dell’interfaccia utente all’interno di Teams utilizzando Connections come una sorta di front-end, un’esperienza evidenziata, al contrario dell’idea di molte applicazioni diverse che cercano di raggiungere il dipendente contemporaneamente”.

L’apprendimento automatico può anche aiutare a scegliere il momento giusto per le notifiche. “Quando sei nel bel mezzo di un’intervista, probabilmente non è il momento giusto per imparare a comparire e dire: ‘Ehi, Chuck, vuoi imparare un po’ adesso?'”, ha detto. “Sfrutteremo i momenti giusti della giornata per essere proattivi nella comunicazione.

“Il rovescio della medaglia è se seppellisci le cose troppo in profondità”, ha detto Friedman. “L’apprendimento è un altro grande esempio. Il contenuto di apprendimento esiste oggi in molte aziende, ma quando un dipendente vuole andare e imparare qualcosa di nuovo, spesso ha difficoltà a trovarlo”.

Analisi e privacy dei dipendenti

Con Viva Insights, Microsoft vuole che le analisi disponibili in Microsoft 365 siano più accessibili a dipendenti, manager e leader aziendali.

L’analisi dei dipendenti è al centro dell’attenzione di molti fornitori di collaborazione e produttività e MyAnalytics e Workplace Analytics di Microsoft sono centrali all’interno di Viva.

Microsoft è stata criticata per un altro dei suoi strumenti di analisi lo scorso anno, Productivity Score; ha evidenziato l’utilizzo di un’applicazione da parte di un lavoratore per gli amministratori di Microsoft 365 prima dell’annuncio delle modifiche per rendere anonimi e aggregare i dati a livello individuale.

Friedman ha affermato che il mantenimento della privacy dei dipendenti è importante in Viva. “Faremo chiarezza nell’interfaccia utente su quali dati vengono mostrati e quali no. Stiamo facendo molte cose sul back-end per assicurarci di mostrare solo dati aggregati, che stiamo rimuovendo tutto ciò che è personalmente identificabile… Quindi costruiremo metodi di rinforzo nell’interfaccia utente e trasparenza sul motivo per cui possono fidarsi dei dati , chi vi ha accesso, quel tipo di esperienza”.

Allo stesso tempo, Friedman ha affermato che ci sono vantaggi sia per i lavoratori che per i leader aziendali nei dati analitici.

“… C’è valore nella trasparenza su cose come gli obiettivi, cose come lo scopo per la squadra”, ha detto. “Vogliamo aiutare i manager a svolgere un lavoro sempre più efficace nel comunicare ai loro team, su cosa è focalizzato il loro team, e quindi mostrare il sentimento aggregato attraverso strumenti come Glint: ‘Quando hai fatto questo annuncio o quando hai annunciato questa serie di obiettivi per il tuo squadra, ecco qual è stato l’impatto sulla squadra’”.

E c’è dell’altro?

Con i servizi Viva a vari livelli di disponibilità e la probabilità che altri moduli siano in arrivo, Microsoft ha appena iniziato e gli analisti vedono spazio per l’espansione. Nel suo rapporto, Cain ha descritto i moduli di Viva come “investimenti iniziali, piuttosto che servizi maturi a tutti gli effetti con un valore aziendale chiaro e tangibile”.

Mentre Microsoft chiama Viva una piattaforma per l’esperienza dei dipendenti, Gartner la classifica come un esempio di EXTech, “una raccolta diversificata di applicazioni rivolte ai dipendenti progettate per influenzare e migliorare l’esperienza dei dipendenti e la cultura organizzativa”, ha affermato Cain.

“Una piattaforma per l’esperienza dei dipendenti completamente realizzata dovrebbe avere una struttura organizzativa di primo livello più ampia, affrontare un insieme molto più ampio di punti di contatto e interazioni e soddisfare le esigenze di una varietà di tipi di dipendenti, inclusi i lavoratori senza scrivania o in prima linea”.

Castanon ha affermato che l’investimento di Microsoft in Viva rappresenta il tentativo più ambizioso di fornire una piattaforma unificata per l’esperienza dei dipendenti finora.

“Prevediamo che verranno aggiunte funzionalità e moduli aggiuntivi”, ha affermato. “Tuttavia, così com’è è probabilmente tra le EXP più complete attualmente disponibili.”

L’unificazione di vari strumenti può aiutare le aziende ad adattarsi al lavoro a distanza a lungo termine, ha affermato, e l’approccio globale di Viva potrebbe essere “strumentale per le organizzazioni che cercano di affrontare le sfide della ‘nuova normalità'”, come “gestire la produttività e l’impegno dei dipendenti per una forza lavoro distribuita e comprendere le complessità che comporta l’abilitazione di una collaborazione remota sicura.

“Ciò richiederà uno sforzo di trasformazione organizzativa più ampio; la piattaforma Viva potrebbe essere determinante per consentire questa trasformazione”, ha affermato Castanon.

“Siamo in questo momento di creazione della categoria”, ha detto Friedman. In questo senso, ha affermato, la strategia di Microsoft differisce da quella di Office 365, in cui i prodotti consolidati erano confezionati come abbonamento. Sebbene i moduli Viva facciano molto affidamento sui servizi Microsoft 365 esistenti come SharePoint, Yammer e MyAnalytics, i servizi rappresentano un nuovo focus e nuove modalità di interazione basate sull’esperienza dei dipendenti.

“Direi che siamo all’inizio di questo viaggio”, ha detto. “Molto spesso, quando Microsoft si impegna, si tratta di una categoria più consolidata. Non credo che le piattaforme per l’esperienza dei dipendenti come categoria siano ancora completamente definite, e questo è eccitante; puoi indicare molte direzioni…

“Ci aspettiamo che questo si evolva nel tempo; stiamo investendo intenzionalmente per essere leader nello spazio”.